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電子采購從今天開始
作者：佚名 日期：2001-6-27 字體：[大] [中] [小]
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通用電氣公司估計：在不久的將來，公司通過電子采購將每年節約100億美元。如果你的公司至今還沒有開始嘗試，那就趕緊行動起來吧。
電子采購對于電子商務而言，就像籃球比賽中的摜籃一樣，是最引人入勝的部分。它簡單、快捷、充滿樂趣，當然還有誘人的利潤。事實上，已經有許多公司開始在網上進行至少是部分的采購，節省的效果令人側目：間接貨物的成本降低了20％～30％，直接材料的成本降低了0．5％～2％，要知道大多數公司通常在直接采購方面都有一套行之有效的程序。除了上述“節省”的好處以外，一些先行一步的公司也已經意識到了電子采購的其他優勢，如對產品和服務更廣泛的挑選余地；供應商分布地域更為擴大；供應商的服務也更為完善。
然而并不是所有人都認為電子采購是件輕而易舉的事情。一些試著在網上進行采購的公司發現它們遇到了來自供應商以及公司內部采購或工程部門的阻力。還有很多公司則說，它們確實是打算參與進來，但卻又不知道該從何入手。
以下的五步曲將助你起步，并步入正軌。
舉辦一次拍賣
初涉網海，先從無關大局的生意做起——比方說，產品包裝或者某種不太重要的服務。通過一家服務供應商（如FreeMarkets或某些財團的交易市場）來舉辦一場拍賣會，也就是說，這種拍賣是由買方而非賣方發起，因此在拍賣中報盤價也通常會越報越低。
有一種方法在交易時通常是非常有力的，那就是對想要購買的貨物進行詳細描述，但即使買不到也無所謂。例如：在報價時對所拍物品提出詳細要求后，一位金屬商品的買家發現，除了供應貨物本身以外，供應商還會提供一套非常有價值的相關服務，如技術上的建議、準確的發貨時間及海關提單的條款。買方也將從中認識到，他可以選擇將這些服務寫入拍賣的條款中，也可以選擇放棄這些服務及其帶來種種好處，主動權握在自己手中。根據我們的經驗，一場精心策劃的拍賣，除了壓低價格的功效以外，通常都會幫助買家明確交易中需要重視的價值所在以及他真正想要購買的東西。
用“電子采購”工具
集約你的“開銷”
許多公司已經開始通過戰略性采購提議來集約aggregate使用其采購撥款，但是對除此以外的一些支出（例如保養、維修及運營）卻并沒有進行集約。讓我們這樣來想一想，你的機構里光書寫工具這一項——鋼筆、鉛筆、圓珠筆、標記筆等等，就購買了多少不同的種類及品牌呢？又是從多少商家手中買到的呢？對于一家大公司來說，即使一種再普通不過的物品，買上五十多個種類、五十多種牌子也不是什么稀罕事。
那么，還是先從那些次要的買賣開始吧。首先弄明白你到底想買什么，然后對你的采購進行集約。很多軟件商，例如Commerce One和Ariba，可以為你的機構提供必要的軟件，你可以方便地使用這些軟件對采購交易進行集約，即使買賣雙方相隔萬里也毫不費力。
一旦你清楚了自己需要買什么，要買多少，就可以根據你的采購標準來爭取優惠的價格及交貨條款了——就像傳統的非電子方式一樣。波士頓顧問公司對一些主要公司的調研結果顯示，光是“集約”這一項就可以節省5％至10％的支出，還不包括通過其他方法節省的開支。盡管集約并不一定需要使用電子商務，但是電子商務的參與無疑會使集約工作更加方便、快捷和廉價。電子商務為產品及產地的匯總選購注入了新的活力，而以前要想進行匯總采購的話，從開支角度考慮是絕對不合算的。
參與全球冒險
大多數為拍賣活動提供全面服務的公司，以及許多財團交易市場正在建立大型的數據庫，數據庫中涵蓋了供應商供應的產品、供應商能力及提供的服務等各個方面。隨著數據庫的不斷擴展，它們還將收錄日益擴大的供應商群體的更具體信息。這樣的資源，加上大多數公司現有的賣方資格檢驗程序，可以極大地拓展合乎要求的供應商范圍。因此，供應商數量增加個三到五倍也不足為奇。
假如你把開展貿易的范圍稍稍擴展一點，那么節省的效果可能會令你大吃一驚。例如：一家《財富》100強企業已開始從中國直接購買許多工具；而另一家則已開始從中東地區購買紙板箱包裝的產品了。這兩個個例中，買方在轉向電子渠道交易后，擴展了可選擇的供應商范圍，從而建立起了信心，并將在將來的貿易中把范圍進一步擴大。通過在廣泛的區域進行搜索，使得買方在購買產品及作出選擇時有了更大的比較余地，有時這甚至會帶來50％以上節省的巨大效益。
檢查供應商的“電子準備”情況
讓你的供應商在網上與你進行合作可以帶來非常可觀的效益。正如Cisco和Dell公司所顯示的：低廉的開支、無多余環節的過程，以及較短的訂貨和交貨間隔，都可以成為有力的競爭武器。那么，第一步就是先確定你和你的供應商目前所處的位置。可以通過以下幾個問題來分析你的供應商群體中每一個公司的情況：
我們目前是否已開展了電子業務？如果是的話，采購活動中的哪個部分是電子化的？
哪些功能已經在網上使用了？信息共享？談判？合同管理？訂購狀況管理？訂單接收與確認？支付？
實現“系統對系統”交易還需要多少時間，我們還需要具體做哪些工作才能實現這個目標？
挑選合適的領導者
每一項成功的創新事業都需要一位領導者。你的采購部門正需要這樣一位帶頭人。然而，在機構的核心領導層中卻不一定能找到合適的人選。這是因為：向電子采購的轉變會威脅到現有的行為方式，也可能導致與供應商之間的關系緊張。
合適的領導者應是一位具有戰略眼光、了解公司應該購買何種產品的人。他應該知道：什么樣的產品是（或者可以成為）商品；哪些產品的確與眾不同并且需要供應商的切實合作。一些公司已經采取了措施對采購活動進行系統的總結分析，其目的之一是希望增加公司準備轉向拍賣的產品份額。需要指出的是，做出這些決定的時候應該小心謹慎一些，并應對計劃進行周密的論證，因為你很可能會因此招致一些長期供應商的不滿，甚至你自己的一些買家也會感覺不快。我們曾經看到一些大有可為的網上購買活動因為采購部門的不情愿而難以開展。
成功領導者的另一個特征是他擺脫“固定模式”的能力。大多數的采購部門是用壓低價格的百分率來衡量成績的。一次成功拍賣帶來的價格大幅度的降低往往會引發類似疑問：“為什么我們過去會多付那么多錢？”一位公司經理在聽說他的一個買家通過拍賣降低了25％的支出時，第一反應是：“這個人被解雇了嗎？”電子采購領導人應該對機構內其他人員進行指導，介紹這些新工具（電子采購）前所未有的巨大威力，還應該有勇氣面對來自各方面的阻力。
最后，這位領導人應該知道何時何地需要超越電子采購，向“電子供應鏈”邁進。對于很多公司而言，電子采購帶來的最大好處并不僅僅是采購價的降低，而是整個價值鏈中新的合作層次，以及從產品開發到生產和銷售以及客戶關系管理的全方位提升。使用電子采購工具與供應商、分銷商及顧客進行全面合作的能力將決定未來的優勝劣汰。一個稱職的電子采購領導者不僅能夠在今天為公司節約開支，還應該有能力創建新的“供應鏈”以贏得明天的勝利。 （James P． Andrew）